تعلم كيفية انشاء ايميل رسمي لشركتك خطوة بخطوة

انشاء ايميل رسمي أو أكثر نجد أنها عملية تقنية شائعة للغاية حيث يعود ذلك إلى رغبة رواد الشركات وأصحاب المؤسسات والمشاريع لجعل بريدهم الالكتروني يمثلهم ويشرح ماهية عملهم.

إنه باختصار ايميل احترافي، خاص بإدارة وتنظيم الأعمال بطرق سهلة وفعالة. بالتأكيد يا عزيزي القارئ تود بشدة التعرف على هذا النوع من الايميلات الآن. هذا بالضبط ما ستجده في المقال التالي، فتابع القراءة.

خطوات انشاء ايميل رسمي أو أكثر

التسويق عبر البريد الإلكتروني ليس مجرد نشاط مصغر بل هو أحد أكثر طرق الإشهار وإدارة الأعمال فعالية. حيث تشير تقارير الشركات إلى أن التسويق عبر الايميل يحقق عائد استثمار يزيد بنسبة 174٪ عما تحققه وسائل التواصل الاجتماعي.

هذا أمر عجيب أليس كذلك؟ فبينما تغزو ال social media العالم، احتل ما يسمى بال “الايميل الرسمي” مساحة مرموقة في عالم الإدارة والاستثمار. ما الذي تنتظره لتتعرف عليه؟ فلنلقي نظرة عن كثب من خلال تصفح ما تبقى من المقال.

ما هو الايميل الرسمي إذن؟ الايميل الرسمي أو official email هو نوع من أنواع البريد الإلكتروني التي تتيح لك التواصل بطريقة احترافية مع شخص أو مجموعة من الأشخاص. مثل جميع رسائل البريد الإلكتروني، يجب أن تكون رسائل الايميل الرسمية احترافية ومنسقة بشكل صحيح، مع الهيكل الرسمي عنونة الموضوع، التحية والتوقيع.

ومن بين المواضيع التي يمكن أن يشملها الايميل الرسمي: رسالة إجازة مرضية، دعوة لحضور اجتماع، تقديم شخص ما بشكل رسمي، التوصل مع مدراء أعمال أو شركات منافسة وغيرها كثير.

الآن بعد أن عرفت ماهية الايميل الرسمي، حان وقت التعرف على طريقة انشاء ايميل رسمي أو أكثر. سنحاول تلخيص خطوات القيام بذلك فيما يلي:

• حدد المضيف

عند انشاء ايميل رسمي ستحتاج إلى استخدام استضافة الايميل أوemail hosting provider. يوفر هذا الأخير خوادم للشركات التي تحتاج إلى تخزين وإدارة رسائل البريد الإلكتروني.

عادةً ما يتم احتساب خدمات استضافة ايميل الشركات شهرياً أو سنوياً، على عكس خوادم بريد الويب المجانية (مثل Gmail أو Yahoo) التي يمكنك استخدامها لإنشاء حسابات بريد إلكتروني شخصية.

عند البحث عن مزود استضافة لموقع الويب الخاص بك، يمكنك اختيار مزود مثل Bluehost مثلاً. مع العلم، يقوم بعض موفري الاستضافة بتضمين عدد محدود من رسائل البريد الإلكتروني عند شراء مجال وخطة استضافة الويب بطريقة تلقائية.

اقرأ أيضًا – شرح أنواع الاستضافة والسيرفرات وفوائدها

ومع ذلك، إذا كنت بحاجة إلى المزيد من رسائل البريد الإلكتروني لموظفيك، فسيلزمك شراء خطة إضافية للإيميل. أو بدلاً من ذلك، يمكنك استخدام Google Workspace لإنشاء عناوين بريد إلكتروني للأعمال بنطاق أو domain خاص.

• الاتصال بعميل الايميل

إذا قمت بإعداد رسائل ايميل رسمية مع موفر الاستضافة، فيمكنك استخدام المجال المخصص كعنوان بريد إلكتروني. على سبيل المثال، بدلاً من إعداد عنوان ايميل من نوع [email protected]، سيكون على شكل [email protected].

بعد إعداد رسائل الايميل، ستحتاج إلى توصيل عناوين ايميلك الرسمي بعميل البريد الالكتروني، مثل Gmail أو Outlook. يتيح لك هذا الأخير قراءة رسائل البريد الإلكتروني وإرسالها وإدارتها. بمعنى آخر، إنه التطبيق الذي يتيح لكل مستخدم تسجيل الدخول وعرض رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم.

• اختر تنسيق مناسب لأسماء المستخدمين

بعد تحديد المضيف وانشاء ايميل رسمي، تحتاج إلى اختيار تنسيق بريد إلكتروني ذو مظهر احترافي. على سبيل المثال استعن بالشكل التالي: namedomain.com مع الاحتفاظ بصيغة واحدة لجميع الموظفين.

• الاتصال ببرنامج تشغيل آلي

إذا كنت تستخدم نظام أساسي يعمل عن طريق التشغيل الآلي لتسويق وإرسال رسائل إخبارية أو رسائل بريد إلكتروني للمعاملات، فأنت بحاجة إلى ربط حسابات البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل.

قم بإعداد ايميل رسمي ضمن الإعدادات العامة أو قسم “إرسال البريد الإلكتروني”. سيرشدك نظام التشغيل الآلي الخاص بك إلى كيفية الاتصال والتحقق من عناوين البريد الإلكتروني لشركتك. يضمن توصيل بريدك الإلكتروني الخاص ببرنامج التشغيل أن تصبح رسائل الايميل التسويقية تنبع وتنسب إلى عنوان الايميل الرسمي.

قد يهمك أيضاً معرفة المزيد عن: دليل تحسين محركات البحث وتصدر نتائج البحث

طريقة انشاء ايميل رسمي مجاني

إنشاء مجال مجاني لا يمكن التقليل من أهمية البريد الإلكتروني في الاتصالات التجارية، فالإيميل الرسمي لا يتيح الاستجابة الفورية للعملاء فحسب، بل إنه يمثل أيضاً جانب مهم لنجاح الاستثمار وتنظيم إدارة الأعمال، ووفقاً لـ HubSpot، قال 4 من أصل 5 من مسوقي الأعمال الصغيرة إنهم يفضلون التخلي عن وسائل التواصل الاجتماعي واستبدالها بإيميل رسمي.

طريقة عمل ايميل رسمي مجاني

يتم ذلك بالبدء أولاً في تسجيل اسم مجال فاسم المجال الخاص بك هو عنوان موقعك على الويب، وهو يشكل أساس البريد الإلكتروني لعملك. لهذا السبب، يجب أن يتضمن اسم عملك التجاري، أو أن يكون قريباً من ماهية عملك وطبيعتها.

أسهل طريقة لتسجيل اسم المجال هي استخدام مسجل مجال الإنترنت أو شركة استضافة الويب، مثل Bluehost و InMotion.

• اختر مزود البريد الإلكتروني

قد يتم تحديد هذا بالنسبة لك. يعمل العديد من مزودي الاستضافة مع شريك بريد إلكتروني، مما سيسمح لك بالوصول إلى خدمات البريد الإلكتروني المجانية أو المخفضة من خلال خطة الاستضافة الخاصة بك.

يقدم Bluehost بالفعل نسخة تجريبية مجانية من علبة بريد Microsoft 365 Outlook واحدة تدوم شهراً كاملاً. صندوق بريد واحد يساوي مستخدم واحد. بعد انتهاء الإصدار التجريبي، سيتعين عليك الترقية إلى إحدى خطط البريد الإلكتروني الثلاث، والتي تتمتع جميعها بأسعار مبدئية معقولة.

باستخدام HostGator، يمكنك اختيار إضافة Microsoft Outlook أو Google Workspace Gmail عند تسجيل الخروج مقابل 4.32 جنيه إسترليني شهرياً. اختر أيهما يناسب احتياجاتك.

قد يهمك أيضاً معرفة المزيد عن: أسرار تصميم الهوية البصرية

• اختر عنوان بريدك الإلكتروني

لحد اللحظة، لقد سجلت اسم نطاقك لدى مزود استضافة، واخترت مزود البريد الإلكتروني الخاص بك. أنت الآن جاهز لإنشاء عنوان ايميل رسمي احترافي ومعرفة كيفية عمل ايميل جديد، وكل ما عليك القيام به هو:

• لـ إنشاء ايميل جديد قم بتسجيل الدخول إلى حساب الاستضافة.
• انقر فوق قسم “البريد الإلكتروني”
• انقر فوق “إنشاء”
• املأ المربع المناسب بالبريد الإلكتروني للنشاط التجاري والإضافة التي حددتها على سبيل المثال: [email protected]
• قم باختيار كلمة مرور قوية مع الحرص على جعلها تتكون من مزيج فريد يضم حروف وأرقام ورموز.
• حدد ما إذا كنت تريد حد أقصى للتخزين أو مساحة تخزين غير محدودة (مع العلم، تحصل على مساحة تخزين غير محدودة على جميع الخطط مع HostGator)
• انقر فوق “حفظ” أو “إنشاء حساب”

• وأخيراً، لقد انتهيت للتو من إعداد أول حساب ايميل رسمي مجاني لإدارة أعمالك ونجاح استثماراتك باحترافية وسلاسة بالغة.
• الوصول إلى حساب الايميل الرسمي الخاص

أنت الآن بحاجة إلى الوصول إلى بريد الويب الخاص بك للتأكد من أن بإمكانه إرسال الرسائل واستلامها.

يمكنك اختيار أي تطبيق بريد ويب تريده، ما عليك سوى اتباع التعليمات الموجودة في قسم بريد الويب الخاص بمزود الاستضافة.

هذا هو المكان الذي توافق فيه على الأجهزة التي تريد أن تتمكن من الوصول إلى بريدك الإلكتروني من خلالها.

• إعداد عدة مستخدمين

يمكنك بعد ذلك تكرار العملية المذكورة أعلاه لإنشاء المزيد من المستخدمين (أي عنوان بريد إلكتروني مخصص) باستخدام نفس ملحق البريد الإلكتروني للنشاط التجاري.

بمجرد الترقية إلى خطة مدفوعة، ستدفع مقابل كل مستخدم إضافي بنفس سعر خطتك.

انشاء ايميل domain

مجال الايميل أو domain هو عنوان الويب الذي يأتي بعد الرمز @ في عنوان البريد الإلكتروني. مثلاً، في بريد إلكتروني كهذا [email protected] هو مجال الايميل.

تسمح لك مجالات البريد الإلكتروني بإعداد عنوان بريد إلكتروني باستخدام اسم شركتك أو علامتك التجارية. يمكنك إما شراء مجال بريد إلكتروني، أو الحصول عليه مجاناً عند إنشاء موقع ويب. ونظراً لوجود طرق متعددة للحصول على ايميل domain مجاني لعملك، فلنطلع على أهمها:

• Bluehost
• HostGator
• DreamHost
• Google Workspace – G Suite
• Office 365

لنتعرف الآن على طريقة إعداد ايميل domain مثل [email protected]، ودمجه مع حساب Gmail الخاص بك. بهذه الطريقة، يمكنك بسهولة إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني من خلال واجهة Gmail، ولكن سيرى عميلك رسائل البريد الإلكتروني على أنها واردة من عنوان البريد الإلكتروني لنطاقك.

تم تقسيم الخطوات إلى جزأين. لكن في البداية سنتعلم طريقة إنشاء عنوان موقع البريد الإلكتروني للمجال أو domain. ثم سنتعرف على طريقة دمج ايميل domain هذا مع حساب Gmail الخاص بك.

• قم بإنشاء عنوان ايميل domain

1. أولا عليك تسجيل الدخول إلى لوحة تحكم استضافة مدونتك، أو cpanel.
2. انقر فوق حسابات ايميل في قسم البريد الإلكتروني.
3. أدخل تفاصيل حسابك الجديد، وانقر فوق إنشاء حساب. سيظهر لك إشعار “نجاح! تم إنشاء الحساب.” ثم يظهر الحساب على نفس الصفحة.
4. عد الآن إلى cpanel الخاص بك وانقر فوق Forwarders في قسم البريد. ثم انقر فوق إضافة معيد التوجيه.
5. املأ جميع التفاصيل ثم انقر فوق إضافة معيد توجيه وبذلك تكون قد انتهيت.
6. الآن سيتم إرسال جميع رسائل البريد الإلكتروني المرسلة إلى [email protected] إلى موقع البريد الالكتروني الخاص بك.

• قم بدمج البريد الإلكتروني للمجال الجديد الخاص بك مع Gmail.

1. سجل الدخول إلى حساب Gmail الخاص بك.
2. انتقل إلى الخيارات، ثم إلى إعدادات البريد، ثم انقر على الواردات.
3. تحقق من إرسال البريد باسم المجال وانقر فوق إضافة عنوان بريد إلكتروني آخر تملكه.
4. في النافذة التي تظهر، املأ التفاصيل الخاصة بك، وأضف عنوان الايميل للمجال الجديد الذي أنشأته للتو، ثم انقر فوق التالي.
5. انقر فوق إرسال التحقق، وسيتم تسليم رسالة بريد إلكتروني للتحقق إلى صندوق الرسائل الواردة الخاص بك.
6. الآن، انقر فوق إنشاء بريد إلكتروني، واطلع على التغييرات التي أجريتها أثناء العمل.

هناك عدة طرق مختلفة لـ انشاء ايميل رسمي للنشاط التجاري الخاص بك، من استخدام مزود خدمة البريد الإلكتروني مثل Google Workspace أو Microsoft Outlook أو استخدام خدمة استضافة البريد الإلكتروني، مثل DreamHost أو SiteGround.  إن Google Workspace هو أحد أشهر مزودي خدمة البريد الإلكتروني في العالم والذي يوفر سهولة بالغة من أجل إعداد الحسابات مع العديد من الميزات والأسعار التنافسية. لذلك سنستخدمه كمثال لشرح طريقة انشاء ايميل رسمي أو أكثر للشركة.

إذن، بهذا نكون قد أنهينا الخطوات كاملةً من أجل انشاء ايميل domain، ما عليك الآن سوى اتباع الخطوات من أجل تحقيق المراد بكل سهولة وباستراتيجية ذكية.

قد يمكنك أيضاً معرفة المزيد عن: ما هو مفهوم التسلسل الهرمي البصري وعناصره

عمل ايميل رسمي لشركة

إذا كنت قد استخدمت Gmail بالفعل للبريد الإلكتروني الشخصي، فسيكون منحنى تعلم طريقة انشاء ايميل رسمي للشركة سطحي وبدائي لأن الواجهة هي نفسها، وإذا لم يكن لديك اسم مجال، فسيساعدك Google Workspace على شرائه بسهولة ويسر.

قم بإنشاء حساب Google Workspace للحصول على نسخة تجريبية مجانية مدتها 14 يوم مقابل تفاصيل بطاقتك الائتمانية، ثم ابدأ مشوارك في انشاء ايميل رسمي لشركتك.

إليك فيما يلي، كيفية عمل ايميل رسمي لشركة أو أكثر للنشاط التجاري باستخدام Google Workspace:

• انتقل إلى workspace.google.com وانقر على “بدء”
• أدخل معلومات الاتصال الخاصة بك (على سبيل المثال، اسم الشركة والموظفين والبلد)
• حدد ما إذا كان لديك بالفعل اسم مجال
• إذا كان لديك مجال، فستتم مطالبتك بتوصيله. إذا لم يكن لديك مجال، سيُطلب منك البحث عن مجال لشرائه.
• أدخل معلومات عملك (العنوان، رقم الهاتف…)
• قم باختيار اسم المستخدم وكلمة المرور المناسبتين
• حدد خطة وأكمل عملية الخروج

بمجرد انشاء ايميل رسمي للنشاط التجاري باستخدام Google Workspace، امض قدماً وأضف توقيع بريدك الإلكتروني المخصص وأضف أي تكاملات قد تكون مفيدة لك ولعملك، مثل Cal Friendly أو DocuSign.

ضع في اعتبارك أنه عند انشاء ايميل رسمي أو أكثر لشركتك باستخدام Google Workspace، ستبدأ تلقائياً إصدار تجريبي مجاني لمدة 14 يوم. لذا استغل الوقت لتحديد ما إذا كان هو مزود خدمة البريد الإلكتروني المناسب لك، وإذا لم يكن كذلك، فجرّب واحدة من أفضل خدمات استضافة البريد الإلكتروني المتاحة.

قد يهمك أيضاً معرفة المزيد عن: افضل شركة تصميم مواقع الكترونية في السعودية

أسئلة شائعة عن طريقة انشاء ايميل رسمي

 في الأخير، هل ما زلت متردداً بشأن انشاء ايميل رسمي احترافي؟ لا أعتقد ذلك. ففي هذه المقالة، قمنا بالحديث عن الايميل الرسمي من تعريفه وطرق انشاءه وحتى انشاء domain خاص. لا تتماطل إذن في جعل شركتك أكثر احترافية واربطها بإيميل رسمي اليوم قبل الغد.

المصدر