مراحل إعداد الخطة التنفيذية خطوة بخطوة

الخطة التنفيذية هي واحدة من أهم أنواع الخطط الأكثر استخدامًا على الإطلاق.. كما تشتمل على العديد من المكونات والمراحل اللازمة لإعدادها.

لذا فنجد أن البعض قد يخلط بينها وبين الأنواع الأخرى من الخطط.. على الرغم من اختلاف الأهداف التي تتضمنها كلًا منهما، ومن خلال شركة خدماتك khadamatk سنتعرف على أهم ما ورد بهذا الخصوص.

الخطة التنفيذية

إن الخطة التنفيذية ما هي سوى وصف محدد للأنشطة التي يجب أن يتم إنجازها بكل عناية.. من قِبل الجهات المختصة في المنظمة، حيث يتم ذلك بغرض تحقيق الأهداف الاستراتيجية بنجاح فائق.. وفي حال إن لم يحدث ذلك فستكون تلك الخطة بمثابة الوثيقة التي لا قيمة لها والموضوعة على إحدى الأرفف ليمر عليها الزمن.

فوائد الخطة التنفيذية

قد ترغب في الاطلاع على فوائد الخطة التنفيذية.. التي تتيح لك إمكانية الإلمام بالجوانب والمجالات التي من الممكن أن يتم توظيفها داخلها، وقد وردت تلك الفوائد على النحو الآتي:

• الخطة التنفيذية: هي مرحلة مهمة يشتمل عليها التخطيط الاستراتيجي.. لذا فهي توفر العديد من المنافع والمزايا إلى المنظمة التي تقوم باستخدامها.
• تعاون على تخصيص الموارد: سواء أن كانت تلك الموارد مادية أو تتبع إلى القوى العاملة، وفي بعض الأحيان قد تتمثل في الوقت أو التقنية المساندة لها.
• تعمل على رسم الخطة العامة لتنفيذ الأنشطة الرئيسية للمنظمة: حيث إن الخطة التنفيذية تحتاج في الأساس إلى تحديد الأنشطة المؤدية إلى تحقيق القضايا الرئيسية للمنظمة، وكذلك الأهداف المرافقة لها، كما تشتمل على الأهداف الفرعية والأنشطة اللازمة والتي يمكن الاعتماد عليها في سبيل تحقيق تلك الرؤية الموضوعة.
• تساعد على تحديد مسؤوليات التنفيذ: والفضل في ذلك يعود إلى أن الخطة التنفيذية تحتوي على خطط لكل هدف ونشاط؛ ما يجعل كل مدير وموظف يمتلك دور محدد وواضح عند تنفيذ تلك الخطة.
• تعاون على استكمال متطلبات المنظمة: لأنها تعتمد على التعرف على طبيعة احتياجات تلك المنظمة.، وبالتالي من الممكن الاعتماد عليها في تحديد كافة الأهداف المطلوب إنجازها، والعلاقة بين تلك الأهداف وبعضها البعض.. علاوة على إمكانية التعرف على النتائج المتوقعة الحدوث من كل هدف، وكذلك كيفية التوصل إلى النتائج والأهداف.. والموعد المحدد لإتمام تلك النتائج والأهداف.

مصفوفة الخطة التنفيذية

في الفقرة الحالية سيمكنك الحصول على نموذج مصفوفة الخطة التنفيذية الجاهز.. والذي يهدف في الأساس إلى تقديم خدمة أكاديمية على أعلى درجة ممكن من الجودة.

حيث يتم ذلك بالاعتماد على المتطلبات الوطنية والعالمية؛ ويهدف كذلك إلى تنمية القدرة التنافسية بين الطلاب.. بما يصب في مصلحة سوق العمل، وإليك نموذج خطة عمل جاهزة للغة العربية، على النحو الآتي:

البعد الاستراتيجي
الهدف الاستراتيجي
الهدف التفصيلي
االمبادرات
1
أنشطة التنفيذ
فترة التنفيذ	من/ …. إلى/ ….
مؤشرات الأداء
مسؤولية التنفيذ	الأساسية المساندة
2
أنشطة التنفيذ
فترة التنفيذ	من/ …. إلى/ …..
مؤشرات الأداء
مسؤولية التنفيذ	الأساسية المساندة

يمكنك أيضًا قراءة المزيد عن الدليل الشامل لـ إدارة الحملات الإعلانية

الفرق بين الخطة التشغيلية والخطة التنفيذية

https://www.youtube.com/watch?v=2qv4OjSgg9k

بالنظر إلى الفرق بين الخطة التشغيلية والخطة التنفيذية فنجد أن التخطيط التشغيلي ما هو سوى عملية ربط الغايات والأهداف الاستراتيجية بالغايات والأهداف التكتيكية.. حيث يصف مراحل وشروط النجاح، كما يشرح كيفية إدخال خطة استراتيجية معينة.

من هنا نشير إلى أنه من الممكن الاعتماد على هذا النوع من الخطط للتعرف على شرح أي جزء.. كما يتم إدخاله إلى حيز التنفيذ خلال فترة تشغيلية معينة، وتجدر الإشارة إلى أنه في حال التطبيق التجاري أو السنة المالية أو مدى محدد آخر في الميزانية فمن المقرر أن يتم استخدام الخطة ذاتها.

الجدير بالذكر أن الخطة التشغيلية ما هي سوى أساس طلب ميزانية التشغيل السنوي.. لذا فإن الخطة الاستراتيجية الخمسية تتطلب وجود خطط تشغيلية يتم تمويلها خمس ميزانيات تشغيل.

بالنسبة إلى التعريف الاصطلاحي إلى الخطة التشغيلية.. فتشير إلى خطة تفصيلية مركزة ومحددة، يتم من خلالها التركيز على الموازنات وكميات الإنتاج.. كما يتم استخدام جداول العمل والتي يمكنها أن تكون ذات مدى قصير.

أما بالنسبة إلى الخطة التنفيذية.. فتحتوي على الكيفية والآلية التي يتم الاعتماد عليها في سبيل تحقيق الأهداف الموضوعة، علاوة على أنها تتحدث في الأساس عن الأفعال الواقعية التي يجب أن يتم إنجازها.. وكذلك مسؤولية تنفيذها تقع على كافة الأطراف العملية التشغيلية.

إلى جانب ذلك فإن المكونات والعناصر التي تتضمنها تختلف من منظمة لأخرى.. بالإضافة إلى أن المهارات الخاصة بمنفذي هذا النوع من الخطط عادةً ما يتسم بالتنوع، ولكنه في الوقت ذاته يحتاج إلى توافر الكفاءة في العمل والحماس عند التنفيذ.. وكذلك الإصرار على تنفيذ تلك المهام مهما كانت تتسم بالصعوبة.

مكونات الخطة التنفيذية

يشتمل هذا النوع من الخطط على بعض المكونات الأساسية.. وإليك أهم مكونات الخطة التنفيذية التي وردت على النحو الآتي:

• ما ينبغي على المنظمة إنجازه من النتائج أو المخرجات: والتي يتعين على المنظمة تحقيقها من تطبيق الخطة الاستراتيجية.
• الخطوات التي ينبغي أن يتم تتبعها للتوصل إلى النتائج فيما يعرف باسم Outcomes: أو المخرجات التي تحمل اسم Output، كما يمكن الاعتماد عليها في الوصول إلى الأهداف الفرعية لـ الخطة التنفيذية والتي تعرف باسم Objectives.
• الجدول الزمني الذي من خلاله يتم التعرف على الوقت المستغرق في إتمام النشاط: أو في التوصل إلى الوقت الذي تحتاج إليه المخرجات التي تشتمل عليها تلك الخطوة لكي تتم بدرجة كافية من الفعالية.
• التعرف على من سيتولى مسؤولية تنفيذ تلك الأنشطة والفعاليات: لكي يتم التأكد من إتمام تلك الخطوات على النحو الأمثل والمطلوب.
• المستلزمات المطلوبة لكل نشاط أو فعالية على حِدة: والتي تشتمل على الموارد المالية والبشرية.

يمكنك أيضًا قراءة المزيد عن أهم عناصر التخطيط الاستراتيجي الصحيح

متطلبات وضع الخطة التنفيذية

في حال كنت على وشك وضع خطة تنفيذية فيجب عليك الالتزام بتوفير بعض المتطلبات الضرورية.. وإليك أهم متطلبات وضع الخطة التنفيذية التي وردت كما التالي:

• يجب أن تتوافر رؤية واضحة في تعبيرها عن نظرة المنظمة إلى المستقبل الخاص بها.. وهو ما سيعاونك على فهم الطريق الذي تسلكه تلك الخطة التنفيذية؛ لكي يتسنى لها إمكانية بلوغ أهداف الاستراتيجية وأهداف المجتمع على حدٍ سواء.
• من المقرر أن يتم صياغة القيم التي تؤمن بها المؤسسة.. وهي التي تشكل قاعدة العمل لـ خطة تنفيذية جيدة والتي ستعتمد عليها في الأساس للوصول إلى ما ترغب في التوصل إليه، مع العلم أن ذلك الأمر هو بمثابة الدليل الاسترشادي الذي يتم الاعتماد عليه في تنفيذ كافة الأهداف بصورة تتسم بالتنظيم.
• يجب أن يتم وضع رسالة واضحة تظهر من خلالها ماهية الأنشطة والبرامج التي يجب أن يتم إنجازها.. والطريقة المثلى لذلك، كما يجب الإشارة إلى الفوائد التي تتضمنها وكذلك العناصر المناسبة منها.. علاوة على بيان الأطراف المشاركين في تنظيم تلك الأهداف، ممن ينتمون في الأساس إلى تلك المنظمة.
• التعرف على الأهداف الشاملة لكل خطة تنفيذية والتي من خلالها يمكن أن يتم وصف القضايا التي تهتم بها المنظمة.. والتي تحتل الصدارة في التطلعات التي ترغب المنظمة في السير نحولها للوصول إلى الحالة الجيدة التي ترغب في الارتقاء إليها مستقبلًا.
• الأهداف الفرعية التي توضح الأنشطة والبرامج ذات المدى القصير التي تنفذها المنظمة.. والتي تهدف في الأساس إلى بلوغ الأهداف العامة.
• الإشارة إلى مجالات نتائج رئيسية.. أو ما يعرف باسم KRA والتي من خلالها يمكن الحصول على صورة كاملة للاستراتيجية التي تلاءم سعي المنظمة نحو تحقيق تلك الأهداف الفرعية.

نطاق الخطة التنفيذية

من المهم للغاية التعرف على نطاق الخطة التنفيذية؛ لكي يتسنى لك إمكانية الاستفادة منها على النحو الأمثل.. وإليك العناصر التي من خلالها يمكن تحديد نطاقها عبر التالي:

• عناصر الخطة التنفيذية.
• المسؤوليات ودور كل عنصر من المشاركين في تلك الخطة.
• حدود الآثار الناجمة عن الخطة.
• وضع خطة المتابعة والتقييم.
• تسهيل عملية الاتصال والتنسيق بين الأطراف المعنية بتلك الخطة الموضوعة.

مسؤولية تنفيذ الخطة التنفيذية

بالطبع ستود الاطلاع على الجهة التي تقع عليها مسؤولية تنفيذ الخطة التنفيذية.. ومن هنا نشير إلى أن تلك العملية قد تعتمد في بعض الأحيان على استطلاع رأي العاملين والتواصل معهم للحصول على الأفكار الجيدة.

إلا أن تلك العملية تشتمل على بعض العناصر التي يجب أن يتم وضعها في الاعتبار.. لكي تحصل على النتائج المرجوة منها، والتي سنتعرف عليها من خلال ما يلي:

• إن الأعمال التنفيذية عادةً ما يتم توزيعها على كافة الحلقات المشاركة في تلك العملية.. سواء الإدارية أو التنفيذية، وذلك في المنظمة وفي بعض الأحيان قد تشتمل أيضًا على المجتمع.
• تداخل الأعمال في إطار المنظمة وطبيعتها التكاملية والتنسيقية.. يجعل من المهم أن يكون لكل موظف في تلك المؤسسة دور في العملية التنفيذية.
• إن من أسباب نجاح الخطة الموضوعة والتي يطلق عليها البعض الخطة الاستراتيجية.. مشاركة الجميع في تنفيذها، حيث يشعر كل موظف حصة من تلك الخطة؛ وهو ما يجعل من السهل تنفيذها والحد من عناصر المقاومة التي قد تقوم ضدها.
• إن التنفيذ ما هو سوى عملية مستمرة تمتد على مدى السنوات التي يتم فيها تنفيذ الخطة.. وليست كما هو الحال في صياغة الاستراتيجية التي تأخذ وقت محدد من الزمن؛ وعليه فإن طول الفترة التنفيذية يُحمل كل طرف في المنظمة مسؤولية معينة تتعلق بعمليات التنفيذ التي تتضمنها الخطة الموضوعة.

يمكنك أيضًا قراءة المزيد عن ما هو مفهوم التسلسل الهرمي البصري وعناصره؟

الصياغة الاستراتيجية والخطة التنفيذية

من المتعارف عليه أن الصياغة الجيدة للاستراتيجية هي ما تقود إلى تنفيذ الخطة التنفيذية بصورة أكثر فعالية من المعتاد.. ومن هنا نجد أن هناك علاقة قوية بين الصياغة الاستراتيجية والخطة التنفيذية التي تضعها العديد من الشركات والمنظمات.. والتي يمكن صياغتها كما يلي:

احتمالات النجاح Success

حيث تأتي تلك الاحتمالات من التفاعل الإيجابي الذي يتم بين الصياغة الجيدة للاستراتيجية.. وبين تنفيذ الخطة الموضوعة بصورة جادة وناجحة؛ وهو ما يقودك بالتبعية إلى الحصول على النتائج المرجوة من الخطة التنفيذية التي كنت تود الحصول عليها.

احتمالات التعرض إلى المشاكل Troubles

عادةً ما تنشأ تلك الاحتمالات عند توافر صياغة جيدة إلى الخطة الاستراتيجية الموضوعة.. وفي المقابل قد تواجه تنفيذ متباطئ وغير كفء وغير فعال إلى الخطة التنفيذية الموضوعة.

احتمالات المغامرة Adventure

يظهر المردود من تلك الاحتمالات في حال أن تمت الصياغة الغير جيدة للاستراتيجية.. والتي يتبعها التنفيذ الجيد والمؤثر والفعال الذي اتسمت به الخطة التنفيذية؛ بحيث يظهر مستوى تطبيق الاستراتيجية بصورة عامة كما لو كان مقبولًا.

على النقيض نجد أن نقاط الضعف يمكنها أن تنفجر دون مقدمات تشير إلى ذلك؛ وعليه فنجد أن بعض المنظمات قد تضع هذا الاحتمال في اعتباراتها.. وكذلك المنفذين يطلقون عليه اسم موقف المغامرة الذي يجب أن يتم وضع الخطة المحسوبة للتصدي له في المستقبل؛ لكيلا يتم التفاجئ بأمور غير متوقعة.. قد تقود فيما بعد إلى التعرض إلى الخسائر.

احتمالات الفشل Failure

في تلك الحالة عادةً ما تتعرض الشركة أو المنظمة إلى الفشل في الخطة الاستراتيجية الموضوعة من خلالها.. في حال أن توافرت الصياغة الغير جيدة أو إن كانت عملية التنفيذ تتم بصورة عشوائية غير منظمة أو إن كانت تتم بطريقة غير فعالة.

هيكلة الخطة التنفيذية

تشتمل عملية هيكلة الخطة التنفيذية على العديد من المعطيات.. كما تتضمن الكثير من العناصر، التي لا يجب أن يتم غض الطرف عنها.. وإليك تلك العناصر على النحو التالي:

• البرامج: يتم تعريف البرامج على أنها تلك الخطة المصغرة المستقبلية التي تهدف في الأساس إلى تحقيق أهداف معينة.. ضمن فترة زمنية محددة، ومن هنا نشير إلى أن تلك البرامج تشتمل على المشروع والنشاط والفعالية.. كما تتضمن بعض الخصائص التي تتمثل في تجانسها مع البرامج الأخرى ضمن الهدف الفرعي، وكذلك أن تكون معبرة عن حاجات الفئة المستفيدة.. بالإضافة إلى أن الأهداف التي تتضمنها ينبغي أن تكون قابلة للقياس والمتابعة، علاوة على قابليتها للتطبيق وفق الإمكانيات التي تملكها كل مؤسسة.. وأن ترتبط كذلك بفترة زمنية محددة للتنفيذ وأن يتم من خلالها توضيح مسؤوليات من يقوم بتنفيذها.
• الموازنات: يراد بها الخطة المثالية التي تمتد لفترة الزمنية محددة.. والتي غالبًا ما تمتد على مدار عمر البرنامج، وتجدر الإشارة إلى أنها تحتوي على التكاليف التقديرية للموارد المالية اللازمة لتنفيذ البرنامج.. كما تشتمل على الإيرادات التي تنشأ من عمليات التنفيذ أو تلك التي يحصل عليها منفذو البرنامج من المصادر الأخرى.. وعادةً ما يتم فيها مراعاة بعض العناصر الأخرى، والتي تتمثل في تحليل مكونات البرنامج إلى مشاريع أو أنشطة وفعاليات، وكذلك تفكيك تكاليف كل مشروع ونشاط وفعالية.. فضلًا عن تقدير المال اللازم لتغطية النفقات التي تحتاج إليها كل فعالية على حِدة.
• الإجراءات: تشتمل على مجموعة متتالية متعددة لها دور وفعل بمنهج محدد.. كما تتسم بالأسلوب المتناسق الذي يسعى إلى الحصول على نتيجة معينة في ظروف متشابهة، والبعض يشير إليها على أنها تلك السلسلة من الفعاليات والخطوات والقرارات التي يتم حسابها بدقة متناهية بهدف تحقيق عمل معين.
• مسؤوليات التنفيذ: في حال أن كنت على وشك تنفيذ أي عمل استراتيجي فيجب أن تحذر من ضرورة توافر جهة مسؤولة تعي ما تقوم به.. لذا فيجب أن يكون الطرف القائم على تلك العملية من المؤهلين إليها من ذوي الخبرة الكافية في هذا المجال، علاوة على ضرورة توافر المسؤولية الكافية للنجاح والإخفاق في الأداء.. بالإضافة إلى ضرورة تحديد المسؤوليات التي تعاون على بناء نظام المتابعة والتقييم؛ بما يعمل على توفير النجاح الكافي في تلك العملية.
• موقع التنفيذ: من المقرر أن يتعرف المنفذ المسؤول عن هذا العمل على تأشير موقع التنفيذ أو المكان الذي يتم فيه تنفيذ تلك العملية.. أي أن تحتوي تلك البرامج الموضوعة على منطقة جغرافية في حدود تنفيذ أنشطته وفعالياته.
• الفترة الزمنية: تتمثل في تلك الفترة المحددة لتنفيذ كل البرامج والأنشطة والفعاليات المنصوص عليها.. والتي قد تستغرق عدة سنوات أو عام واحد وفي بعض الأحيان قد تحتاج إلى أقل من ذلك.. مع العلم أن تحديد تلك الفترة من شأنه أن يعاونك على وضع جدول زمني يتسم بالقدر الكافي من التنظيم؛ بما يوفر لك المزيد من الوقت والجهد.

الفرق بين الخطة الاستراتيجية والخطة التنفيذية

من خلال المقارنة التي سيتم عقدها فيما يلي.. سيتسنى لك إمكانية التعرف على الفرق بين الخطة الاستراتيجية والخطة التنفيذية، وإليك تلك الفروقات على النحو الآتي:

الخطة الاستراتيجية	الخطة التنفيذية
تتناول الأهداف والمبادئ التي يتم الترويج إليها من قِبل المنظمة.. والتي تسعى إلى تحقيقها	تشتمل على الطريقة والآليات المستخدمة في سبيل تحقيق تلك الأهداف على أرض الواقع.. بصورة ملموسة
تتحدث عن التنبؤات التي من المفترض أن تتم في المستقبل	تشتمل على الأفعال الواقعية التي من المفترض أن يتم إنجازها
المسؤولية في الخطة الاستراتيجية عادةً ما تقع على عاتق مجموعة من الخبراء المشاركين في تلك العملية	في تلك الخطة تقع مسؤولية التنفيذ على كافة أطراف العملية التشغيلية.. حيث تشتمل على المكونات والعناصر التي تختلف من منظمة لأخرى
بالنسبة إلى منهجية صياغة هذا النوع من الخطط.. فقد تجده بصورة مشابهة للغاية	تعتمد في الأساس على مهارات منفذي الخطة التنفيذية والتي تتسم بالاختلاف والتنوع.. كما تتطلب توافر الكفاءة في العمل والحماس اللازم للتنفيذ، بالإضافة إلى ضرورة الإصرار على تنفيذ تلك المهام
مهارات من يقوم بإعداد الصياغة الاستراتيجية تتمثل في القدرة على التحليل والتنبؤ	تضم مهارات معدي صياغة الاستراتيجية على التنظيم والبرمجة
يستغرق إعداد الصياغة فترة زمنية لا تتجاوز العام الواحد في الغالب	تحتاج عمليات التنفيذ إلى فترة طويلة.. يمكنها أن تغطي فترة الخطة التي قد تصل إلى 5 سنوات فما أعلى

الفرق بين الخطة والبرنامج الزمني

للتعرف على الفرق بين الخطة والبرنامج الزمني.. توجب الإشارة إلى أن الخطة هي طريقة للعمل أو تلك الاستراتيجية التي يتم وضعها لتحقيق هدف معين، ومن هنا نشير إلى أنها تتضمن سلسلة متوالية من الإجراءات والخطوات المحددة والموضوعة بصورة مسبقة.

حيث تتم بالاعتماد على تسلسل العمل المراد القيام به وإتمامه على النحو المرجو.. كما تتمثل في العملية التي يتم من خلالها ترتيب شيء معين، كالتخطيط لاستثمار مبلغ معين من المال والمتعلق على سبيل المثال لا الحصر بالتقاعد لكبار السن.

إلى جانب ذلك فمن الممكن الإشارة إلى الخطة على أنها مجموعة من القرارات التي يتم اتخاذها حول كيفية العمل في المستقبل.. والتي تتمثل في الخطط الخاصة بالشركات، كما يتم الإشارة إليها على أنها ذلك التقرير الذي يتم صياغته لعمل مستقبلي محدد يهدف في الأساس إلى تحقيق هدف معين.

فيما يخص البرنامج الزمني.. فهو ذلك البرنامج الذي يشتمل على العديد من العناصر، والتي تتنوع بين تحديد مختلف المهام ذات الصلة بالمشروع.. والفترة المحددة لكل مهمة يتضمنها، علاوة على تاريخ بدء وانتهاء المشروع.

إلى جانب ذلك فتشتمل تلك العناصر على الأحداث الرئيسية للمشروع مع مخططها الزمني.. وكذلك أعضاء الفريق المشاركين في المشروع، بالإضافة إلى الموارد اللازمة لإنجاز المشروع.. وجدولة تحليل المخاطر.

كما يتضمن هذا النوع من البرامج الأعمال اللازمة لوصول المشروع لأهدافه مع التكاليف المرتبطة بها بالصورة الموضحة في ميزانية المشروع.. ومن هنا نشير إلى أن أهمية هذا البرنامج تكمُن في المساعدة على استغلال الموارد البشرية والمالية بصورة أكثر فعالية.

بالإضافة إلى دوره الأساسي في المساعدة على تحديد نطاق الإشراف الذي يملكه كل مسؤول على حٍدة؛ وهو ما ينتج عنه تجنب تداخل المسؤوليات بين الموظفين وبعضهم البعض.. وكذلك تسهيل إتمام عملية الإنجاز بوضوح.

يمكنك أيضًا قراءة المزيد عن ما هو التسويق الالكتروني وكيف تبدأ به؟

إعداد الخطة التنفيذية

توجد بعض الخطوات التي يتم من خلالها إعداد الخطة التنفيذية.. والتي ورد ذكرها على النحو الآتي:

تحديد الهدف النهائي

من المقرر أن تحصل على الهدف الأساسي الذي ترغب في تحقيقه من تلك العملية.. لأنه في حال إن تمت بصورة عشوائية فستحكم عليها بالفشل؛ لذا فيجب البدء للتخطيط لتلك المبادرة على النحو الأمثل وبصورة تتسم بالقدر الكافي من التنظيم.

كما ينبغي حل المشكلات التي ستمر بها أولًا بأول.. لتجنب تراكمها في المراحل المقبلة من تنفيذ تلك الخطة الموضوعة، وفي تلك المرحلة ستقابلك العديد من الحلول البديلة والتي من الممكن الاعتماد عليها في تحديد الأولويات كذلك.

أما عن السمات التي تتضمنها تلك الأهداف الموضوعة.. فيجب أن تتمثل في أن يكون الهدف محدد أي أن يكون واضحًا أمامك، وكذلك يجب أن يكون قابل للقياس أي يجب أن يوجد مؤشرات من شأنها أن تعاونك على متابعة التقدم.

كما يجب أن يكون قابل للتحقيق أي أن يتسم بالواقعية.. وأن يكون ضمن الموارد والفترة الزمنية المتاحة، وأن يكون ذو صلة بالأهداف الأخرى.. وكذلك يجب أن يتم تحديده بسقف زمني وأن يكون له مدة انتهاء؛ لذا فيجب أن يتم تحديد الهدف بمنتهى الدقة خلال تلك العملية.

تحديد الخطوات المتبعة

في حال أن نجحت في التوصل إلى الهدف الواضح.. فيجب عليك البدء بالعمل على وضع الخطوات التي من خلالها ستتمكن من تحقيقه على أرض الواقع؛ لذا فسيتوجب عليك وضع جدول يشتمل على كافة المهام التي من المقرر أن يتم تنفيذها.

كما يجب أن يشتمل هذا الجدول على تاريخ التسليم والأشخاص المشاركين في تلك العملية.. وكذلك المسؤولين عن تنفيذ تلك المهام، بالإضافة إلى ذلك فمن المهم التأكد من مشاركة كافة الأطراف في صياغة الخطة.

إلى جانب ذلك فيجب أن يتم إطلاع الجميع على كل ما هو جديد في تلك العملية.. وعلى كافة المستجدات التي يمكن أن تطرأ عليها على اختلاف الخطوات، وكذلك يجب التأكد من أن كافة المهام الموضوعة محددة وقابلة للتنفيذ.

لذا ففي حال أن واجهتك أي مهمة معقدة.. فسيكون من السهل تقسيمها إلى مهام صغيرة أو أقل تعقيدًا؛ بما يتيح لك إمكانية إتمامها على أرض الواقع بسهولة ويسر.. بل وسيتسنى لك كذلك إمكانية متابعتها دون عناء.

توزيع الأولويات وتحديد السقف الزمني

من المقرر في تلك الخطوة أن يتم إعادة ترتيب قائمة المهام للتعرف على الأولويات.. أي أن يتم ترتيب المهام في القائمة الموضوعة بها تبعًا إلى الأهم فالمهم والأقل أهمية، كما يجب ألا يتم إغفال خطوة تحديد السقف الزمني المخصص لإتمام كل مهمة على حِدة.

من الأفضل في تلك الخطوة أن يتم الاستفادة من ذوي الخبرة في هذا المجال؛ وعليه فمن الممكن أن يتم استشارة الشخص المسؤول عن المهمة لكي تتعرف على القدرات اللازمة والتي ستحتاج إليها عند إنجاز تلك المهمات المطلوبة.. كما سيعاونك على اتخاذ القرارات الصحيحة بهذا الشأن.

تحديد الموارد اللازمة

قبل البدء في أي مشروع يجب التأكد من توافر كافة الموارد اللازمة لإتمام المهام التي يشتمل عليها هذا المشروع.. لذا ففي حال إن لم تتوافر تلك الموارد في الوقت الحالي، فينبغي البدء بوضع خطة أخرى لكي يتم توفير تلك الموارد الغير متاحة.

الجدير بالذكر أن تلك الخطوة تشتمل كذلك على تحديد ميزانية المشروع وتوزيعها على المهام.. لذا فيجب تخصيص عامود في الجدول يتم من خلاله توضيح تكلفة كل مهمة على حِدة؛ لكي يتسنى لك إمكانية الحصول على النتائج المرضية فيما بعد.

وضع تصور للخطة

الغرض الأساسي من تلك الخطوة يتجلى في إمكانية التعرف على النظرة المبدأية للخطة من قِبل كل الأطراف المشاركين بها.. سواء كانت على صورة مخطط انسيابي أو جدول؛ لذا فيجب التأكد من أنه يحتوي على كافة العناصر التي سبق الإشارة إليها.

تلك العناصر التي تتمثل في المهام والمسؤولين عن تطبيق تلك المهام على أرض الواقع.. وكذلك تواريخ التسليم والموارد الواجب توافرها لكي يتم توظيفها في خدمة تلك العملية بصورة كاملة، وتجدر الإشارة إلى ضرورة مشاركة كل الأطراف في تلك العملية لوضع تصور معين ومن ثم الاطلاع عليه.

المراقبة والتقييم والتطوير

يجب في تلك الخطوة أن يتم تخصيص بعض الوقت لتقييم التقدم الذي تمكنت من إحرازه ضمن إطار الخطة التي سبق لك وضعها.. والتي من المقرر أن يظهر من خلالها الجهد الذي يبذله أعضاء الفريق المشاركين في تلك العملية.

بالإضافة إلى ذلك فيجب أن يتم وضع علامة على المهام التي تم إنجازها في الخطة؛ لكي يتسنى لك إمكانية جذب انتباه الجميع إلى التقدم الذي تمكنت من تحقيقه.. بما يقود بالتبعية إلى إتمام الهدف الذي ترغب في تحقيقه من الأساس.

من هنا نشير إلى أن تلك الخطوة تهدف في الأساس إلى تسليط الضوء على المهام الجارية والأخرى التي لا زالت متأخرة.. وبالتالي فمن المقرر أن يقود ذلك إلى الإسراع في إتمام تلك المهام التي لم يتم إنجازها بعد.

كما يمكن الاعتماد على تلك الخطوة في التوصل إلى الأسباب التي نتج عنها التأخر في إتمام تلك المهام؛ وبالتالي التعرف على الحلول المثلى لتلك المشكلة.. وكذلك التعديل في الخطة بما هو مناسب من وجهة نظرك الخاصة.

مراحل إعداد الخطة التنفيذية

إلى جانب الخطوات السابق الإشارة إليها والتي يتم من خلالها إعداد هذا النوع من الخطط.. نجد أن هناك المزيد من الخطوات التي تعتمد عليها مراحل إعداد الخطة التنفيذية، والتي سنتعرف عليها من خلال السطور المقبلة:

1. وضع الأهداف: يتم من خلالها تحديد الأهداف التي من المقرر أن يتم تنفيذها في المستقبل.
2. تحليل وتقييم البيئة: في تلك المرحلة يتم تحليل الوضع الحالي والموارد المتاحة أمام الأشخاص.. والتي من خلالها يتم تنفيذ كافة الأهداف المراد الوصول إليها.
3. تحديد البدائل: من المقرر أن يتم وضع قائمة من الاحتمالات.. التي تسير من خلالها الأنشطة، وكذلك يمكنها أن تقودك نحو الأهداف التي تسعى إلى تحقيقها بسهولة ويسر.
4. تقييم البدائل: من المفترض أن يتم وضع قائمة عمل.. يتم الاعتماد عليها في الوقوف على المزايا والعيوب التي تشتمل عليها تلك الاحتمالات بصورة منفصلة، أي المزايا والعيوب التي يتضمنها كل احتمال على حِدة.. وذلك ضمن إطار سير الأنشطة التي تتضمنها العملية ككل.
5. اختيار الحل الأمثل: يجب أن يتم في تلك الخطوة اختيار الاحتمال صاحب المزايا الأعلى.. في مقابل العيوب الأقل فعالية.
6. تنفيذ الخطة: في تلك الخطوة عادةً ما يتم تحديد الطرف الذي من المقرر له أن يتكفل بعملية التنفيذ.. كما يجب التوصل إلى الموارد التي سيتم منحها إليه، وكذلك يجب أن يتم التعرف على الطريقة التي سيتم الاعتماد عليها في سبيل تقيم الخطة.. وأيضًا التعليمات التي سيتم اتباعها خلال إعداد التقارير.
7. مراقبة وتقييم النتائج: يتم فيها التأكد من أن الخطة تسير على النحو المطلوب.. وكما هو متوقع لها من البداية، بالإضافة إلى أنه يجب في تلك المرحلة أن يتم إجراء العديد من التعديلات اللازمة لها في حال إن لم تسير على الوجه المتوقع.

يمكنك أيضًا قراءة المزيد عن كيفية ادارة حسابات التواصل الاجتماعي باحترافية

من أهم عناصر الخطة الاستراتيجية؟

هناك العديد من العناصر التي تتضمنها الخطة الاستراتيجية.. وإليك تلك العناصر التي سنشير إليها من خلال الآتي:

• بيان الرؤية: يتم من خلالها التعرف على التصور الذي سيتم بناءً عليه العمل، والذي يجب أن يتم نقله إلى الموظفين والعملاء القائمين على إنجاز تلك العملية.
• بيان المهمة: يتم عن طريقتها التعرف على ما تقوم به في الوقت الحالي من المهام.. كما يتم الاعتماد على ذلك العنصر في التعرف على الطريقة التي تتم من خلالها تلك المهمات والجهة التي يتم العمل لصالحها كذلك، بالإضافة إلى ذلك العنصر هو المتحكم في معرفة الخيارات المتاحة أمامك.. وما إن كنت بحاجة إلى توسيعها أو حصر نطاقها.
• القيم الجوهرية: تصف المعتقدات والسلوكيات الأساسية.. والتي تتمثل في التعاون والقيادة والشجاعة، علاوة على النزاهة والمساءلة والشغف والتنوع والجودة.
• التحليل الرباعي SWAT: هو ذلك النمط الذي يتم الاعتماد عليه في سبيل حصر نقاط القوة والضعف في تلك العملية.. والتي من خلالها يتم تسمية الجوانب الهامة والأحداث والخصوم في بيئة العمل.
• الأهداف بعيدة المدى: عبارة عن التعمق في مستوى أدنى من الرؤية.. والتي تصف كيفية التخطيط لتحقيقها، ومن هنا نشير إلى أنه عادةً ما تبدأ تلك الأهداف عقب مرور 3 سنوات وفي بعض الأحيان قد تصل إلى 5 سنوات في المستقبل لكي تتوافق بصورة كافية ومباشرة مع بيانات المهمة والرؤية الموضوعة.
• الأهداف السنوية: يجب أن يكون الهدف في تلك الحالة طويل المدى.. حيث إن بعض الأهداف قد تصل إلى عام واحد، كما ينبغي أن تتسم تلك الأهداف بالقدر الكافي من الذكاء وأن تكون محددة وقابلة للقياس.. علاوة على أنه يجب أن تكون قابلة للتحقيق أي أنها تتسم بالواقعية.
• خطط العمل: من المقرر أن يكون كل هدف خطة توضح بالتفصيل الطريقة المحددة لتحقيقه.. كما يعتمد ذلك على مقدار التفاصيل والمرونة التي يتم الاعتماد عليها لتنفيذ تلك الأهداف والتي يجب أن تتوافر بين الفريق والمدير.
• القياسات وتدفقات التمويل: في تلك المرحلة ستحتاج إلى دمج وسيلة معينة لتتبع إنتاج الشركة والأداء الخاص بها.. في مقابل الأهداف المجدولة، على أن تتسم تلك العملية بالقدر الكافي من التنظيم.

الأسئلة الشائعة عن الخطة التنفيذية