الخطة التشغيلية هي تلك الخطة الأكثر استخدامًا؛ نظرًا إلى المزايا العديدة التي تشتمل عليها.. كما أن هذا النوع من الخطط يتضمن بعض المكونات التي يجب أن تتوافر لكي تؤدي دورها على النحو الأمثل والمطلوب.
لذا فمن خلال شركة خدماتك khadamatk سنتطرق إلى أهم المعلومات المتاحة بخصوص هذا النوع من الخطط.. لكي يكون من السهل عليك استخدامها وتوظيفها بما يحقق لك الاستفادة ومعرفة المسؤول عن بناء الخطط التشغيلية.
الخطة التشغيلية
لكي تتعرف على مفهوم الخطة التشغيلية.. يجدر بك أولًا معرفة المقصود من التخطيط التشغيلي، ومن هنا نشير إلى أنه تلك العملية التي يتم فيها ربط الغايات والأهداف الاستراتيجية مع الغايات والأهداف التكتيكية.
إلى جانب ذلك فهو يمثل الوصف الدقيق لمراحل وشروط النجاح.. وكذلك يشرح كيفية إدخال الخطة الاستراتيجية أو الأجزاء التي تتضمنها والتي من المقرر لها أن تصبح في حيز التنفيذ وذلك في فترة زمنية محددة.
الجدير بالذكر أن ذلك يتم في حال التطبيق التجاري أو السنة المالية أو المدى المحدد في الميزانية.. وبالنسبة إلى الخطة التشغيلية فتمثل أساس طلب ميزانية التشغيل السنوية؛ وعليه فإن الخطة الاستراتيجية الخمسية تحتاج في الأساس إلى وجود خطط تشغيلية لكي تمولها بخمس ميزانيات تشغيل.. وإليك التعريفات الدارجة عن الخطط التشغيلية عبر الآتي:
- هي الخطة التفصيلية المركزة والمحددة.. التي تركز على الموازنات وكميات الإنتاج، بالإضافة إلى اشتمالها على جداول العمل والتي عادةً ما تكون في فترة زمنية قصيرة.
- تمثل صياغة تسلسل منطقي وزمني لنشاطات تنفيذية.. علاوة على أنها تتضمن الموارد المستخدمة لإنجاز النتائج المحددة.
- هي الخطط التفصيلي التي تشتمل على كل الأنشطة والإجراءات المتعلقة بتنفيذ الخطة الاستراتيجية.. بالإضافة إلى التوقعات الزمنية بصورة محددة، وأيضًا إلى الجهات والمراكز الوظيفية المسؤولة عن التنفيذ.
مكونات الخطة التشغيلية
سبق وأشرنا إلى أن مكونات الخطة التشغيلية هي تلك التي العناصر التي يجب أن تتوافر؛ لكي تتم الاستفادة القصوى منها.. وإليك تلك العناصر والمكونات التي وردت على النحو الآتي:
- السياسات: هي أحد مكونات الخطة التشغيلية وهي تلك الأدلة التي ترشد الموظفين إلى التعرف على كيفية أداء الأنشطة الخاصة بهم.. والتي عادةً ما تتصف بالتكرار من خلال وصفها للحدود التامة، والتوجيهات التي يتم الاعتماد عليها في العمل.. ومن أهم الأمثلة عليها نجد سياسة منظمة حماية المسنين ورعايتهم، والتي تعمل على إنجاز معاملة إيداع المسن في دار الرعاية خلال 10 أيام فقط.
- الإجراءات: هي بمثابة سلسلة من الخطوات أو العمليات التي تصف كيفية إتمام نشاط معين.. كما تعد الأكثر تحديدًا من السياسات في مكونات الخطة التشغيلية وتؤسس طريقة مألوفة تتم من خلالها معالجة نشاط يتكرر تنفيذه.. مع العلم أنها تسمح بحرية التصرف خلال سلوك هذا الطريق من خلال المسؤول عن إنجاز النشاط.
- الطرق: تتمثل في تلك السُبل أو الوسائل التي تضع أساليب الإنجاز في المهمة المحددة.. والتي تتعلق بأهداف فردية متكررة، ومن هنا نشير إلى أن معظمها لا يتضمن حرية التصرف.. ومثال على ذلك نجد معاملة صرف الشيك.
- القواعد: تشتم على الأوامر المحددة التي تسمح أو لا تسمح بإتمام أمر معين.. كما أن تلك القواعد لا تحتوي على أي استثناء، ومثال على ذلك نجد أنه ممنوع اصطحاب الأطفال إلى دور العرض التي تقدم أفلام الرعب.
يمكنك أيضًا قراءة المزيد عن الدليل الشامل لـ إدارة الحملات الإعلانية
أهداف التخطيط التشغيلي
هناك العديد من الأهداف التي تسعى الخطة التشغيلية إلى تحقيقها.. والتي من خلالها ستتعرف على ما تسعى إلى تحقيقه، وإليك أهم أهداف التخطيط التشغيلي عبر التالي:
- محاكاة وتثبيت تسلسل نشاطات محددة ومترابطة.. على أن يتم ذلك بصورة منظمة لإنجاز الأولويات التنافسية المحددة.
- ترشيد استخدام الموارد المنظمة؛ لتحقيق القيمة المضافة.
- العمل على ضمان الأداء الأمثل لتحقيق الأهداف الاستراتيجية.. ضمن المعطيات الواقعية المتوفرة.
- تحقيق التميز من خلال امتلاك القدرة على إتمام الأنشطة المختلفة.. وذلك من خلال الحصول على أعلى درجة من الجودة.
- تحقيق نظم عمل ذات نتائج مستقرة.. على أن تكون قابلة للقياس، ومن الممكن تكرارها بصورة ناجحة ومستمرة.
- العمل على تحقيق وظائف التخطيط التشغيلي.. والتي تتنوع بين مواجهة ظروف عدم التأكد والتغير، وكذلك تركيز الاهتمام على الغايات التي ترغب في الوصول إليها.. علاوة على الحصول على التشغيل الاقتصادي وجعل عملية المراقبة تتم بصورة أكثر سهولة.
عدد خطوات الخطة التشغيلية؟
لكي يتسنى لك إمكانية الاستفادة من الخطة التشغيلية.. ستحتاج إلى التعرف على عدد خطوات الخطة التشغيلية أولًا، والتي تتمثل في 10 خطوات سنشير إليها من خلال السطور الآتية:
الخطوة الأولى: تشكيل فريق لوضع الخطة التشغيلية
في تلك الخطوة يجب توافر العديد من العناصر.. والتي سنقدمها لكم فيما يلي:
- اختيار 3 بحد أدنى إلى 10 على أقصى تقدير.. من نقاط القوة التي تمتاز بها المنظمة التابع لها، ومثال على ذلك احتوائها على فريق متعاون ومتماسك وقائد متميز، ومنتج ممتاز.
- اختيار 3 على أقل تقدير إلى 10 بحد أقصى من نقاط الضعف التي تشتمل عليها المنظمة.. والتي تتمثل على سبيل المثال في عدم كفاية الموازنة وكذلك روتينية أساليب العمل المستخدمة، وتدني كفاءة الموظفين.
- اختار 1 بحد أدنى إلى 3 بحد أقصى من الفرص المتاحة أمام المنظمة.. مع الوضع بالاعتبار وجوب توافر الفرص القابلة للتحقيق على أرض الواقع في مدة الخطة التي يتم تحديدها بصورة مسبقة.. ومثال على ذلك نجد أنه من الممكن فتح فرع في الشمال.. يمكن من خلاله تقديم خدمات التوصيل.
- اختيار 1 بحد أدنى إلى 3 على أقصى تقدير.. من المخاطر المحتملة الحدوث إلى المنظمة، والتي يتم خلالها الأخذ بعين الاعتبار انه يجب أن تكون تلك المخاطر قابلة للتنفيذ والحدوث في الفترة الزمنية المحددة بالخطة.. وكمثال على ذلك نجد تخفيض الموازنة أو دخول منافس قوي في السوق.
الخطوة الثانية: جمع المعلومات
في تلك المرحلة يحتاج المخطط إلى جمع المعلومات والبيانات.. قبل البدء بوضع الخطط التشغيلية، ومن أبرز الجوانب التي يجب العناية بها ما يلي:
- الخطة الاستراتيجية للمنظمة: تلك الخطة من المقرر لها أن تشتمل على أغلب الأهداف الاستراتيجية والسياسات.. مع العلم أن لكل سياسة مؤشرات أداء تطالب الإدارات التنفيذية بتحقيقها من خلال التعرف على مدى الخطة الاستراتيجية.. وعلى الإدارة التنفيذية تحويل تلك المؤشرات إلى أهداف مرحلية.. والتي تكون سنوية بنسبة كبيرة.. وعلى سبيل المثال حين تقول أن المنظمة وضعت خطتها التشغيلية لعام 2017 فستندرج فيها العديد من الأهداف، ومنها تدريب 30% من العاملين.. وشراء الحاسبات، بالإضافة إلى إعداد دراسات متخصصة.
- الخطة الخمسية للمنظمة: في بعض الأحيان تكون تلك الخطة ذات مدى طويل بعض الشيء.. حيث تحتوي تلك الخطة على أهداف عامة وأهداف خاصة.. كما يطلب من الوحدات الإدارية داخل المنظمة الواحدة العمل على تحقيق أهداف هي في الأساس تمثل جوهر الخطة الموضوعة.. وفي تلك الحالة ستكون أهداف الخطة الخمسية العامة والتفصيلية هي قوام الخطة التشغيلية لهذه المنظمة.
- الخطة التشغيلية السابقة: من المفترض ألا تتغير الخطة التشغيلية من عام إلى آخر.. أو أنها لا تشتمل على العديد من الاختلافات الجوهرية؛ نظرًا لأن الكثير من المشاريع التي كانت تنفذها المنظمة والتي تعود إلى العام السابق من المتوقع أن تستمر المنظمة في تنفيذها في العام الحالي أيضًا.. ومن هنا وجب الإشارة إلى أن تكرار المشاريع ذاتها في الخطة التشغيلية لا يعد أمر سلبي يشير إلى أن الخطة التشغيلية تشتمل على بعض الجوانب الناقصة.. ولكنه من الأمور الطبيعية بل والمتوقعة.. ولكن المشكلة هنا تحدث في حال أن تم استنساخ تلك المشاريع وتكرارها كما هي دون إدخال التعديلات والتطويرات عليها.
- البيئة الداخلية: ليس من الممكن إعداد خطة تشغيلية تتسم بالنجاح دون الوقوف أولًا على البيئة الداخلية وتقييمها بأسلوب دقيق يتسم بالشفافية.. لذا فمن خلال الاطلاع على تقارير الأداء الخاصة بالمنظمة أو العاملين فسيكون من المهم جدًا وضع تصور لما يجب فعله في ظل توافر الإمكانيات المالية والبشرية والمادية.
- البيئة الخارجية: من المقرر أن يقوم المدير خلال عملية إعداد الخطة التشغيلية مراجعة الوثائق والمستندات التي يملكها.. والتي تتمثل في اللوائح وأنظمة التعاميم، وكذلك الأدلة والإجراءات والتقارير؛ ومن ثم فيجب عليه استخدام تلك العناصر في استخراج الأهداف التي تسعى المنظمة إلى تنفيذها ضمن إطار الرسالة التي تسعى إلى تحقيقها في الأساس.. ومن خلال تلك العملية سيكون من السهل عليه التعرف على الفرص المتاحة أمامه، وكذلك التحديات والمعوقات التي من الممكن التعرض إليها.. ورصد الاحتياجات الخاصة بالعاملين والآراء.
- آراء الصف الثاني: يتوجب على المدير استشارة الصف الثاني قبل وخلال إعداد الخطة التشغيلية.. لذا فسيكون من المهم التعرف على البرامج والمشاريع التي تنفذها المنظمة، وتلك التي من المتوقع أو التي يجب على المنظمة تنفيذها في العام الجديد.. بالإضافة إلى الإجابة عن بعض الأسئلة والتي تتمثل في لماذا؟ وكيف؟ مع العلم أنه يجب التناقش مع فريق العمل أولًا؛ للتعرف على الإمكانيات المتاحة.. والأمور التي باستطاعتهم القيام بها والأمور التي يجب تجنب القيام بها.
الخطوة الثالثة: تحديد الأهداف
تعتمد تلك الطريقة على استخدام إحدى الوسائل الشائعة في وضع الأهداف.. والتي تعرف باسم طريقة SWOT، وإليك العناصر التي تتضمنها على النحو التالي:
- الحرف الأول يشير إلى نقاط القوة.. بينما الحرف الثاني فيدل على نقاط الضعف، وكذلك الحرف الثالث من الكلمة يشير إلى الفرص المتاحة والحرف الأخير فيدل على التحديات والتهديدات التي تتضمنها تلك العملية.
- نقاط القوة في تلك المرحلة يجب أن تكون موجودة بالفعل.. بينما الفرص فيجب أن تتمثل في تلك الظواهر الغير موجودة والتي يمكن الوصول إليها من خلال المنظمة بالاعتماد على العمل الجاد.. مع العلم أن الفرص هي أحد العناصر الإيجابية الغير موجودة والتي من الممكن التوصل إليها خلال مدة الخطة المحددة.
- بالنسبة إلى التحديات فالبعض يشير إليها باسم التهديدات.. حيث تمثل ذلك الأمر السلبي الغير موجود والذي يمكنه الظهور خلال مدة الخطة ومن ثم التأثير السلبي على سير الخطة.
- عادةً ما يقوم الفريق بوضع كل نقاط القوة والضعف أمامه.. في سبيل الاستفادة منها أو مواجهتها.
- من أهم الأمثلة على ذلك أن تتمثل نقاط القوة في توافر فريق متماسك.. وعليه فمن الممكن أن يكون الهدف هو تنمية العلاقة بين الفريق.. بينما يمكن أن تتمثل نقاط الضعف في خفض الموازنة.. ومن ثم فإن الهدف في تلك المرحلة هو ترشيد المصروفات.
الخطوة الرابعة: الخريطة الذهنية
من المقرر أن يقوم مدير المنظمة بجمع كل المعلومات وتنسيقها موضوعيًا في خريطة ذهنية.. وتجدر الإشارة إلى أن تلك الخريطة من الممكن أن تكون خريطة يدوية.. ومن الأفضل استخدام برنامج خاص بالخرائط الذهنية؛ لتوفير الوقت والجهد في تلك العملية.
من هنا نشير إلى أن أفضل البرامج الموصي بها في تلك العملية.. هو برنامج free mind، وهو من التطبيقات المجانية التي من السهل استخدامها في إنجاز تلك المهمة.. علاوة على إمكانية تحميله من خلال الضغط على الرابط المباشر الموضح هنا.
تجدر الإشارة إلى أنه في حال أن كانت الخريطة الناتجة عن العصف الذهني تتسم بكونها صغيرة.. فيجب على المدير صياغة الخطة الذهنية كما في التالي:
هدف عام/ مجال إلى هدف خاص/ هدف تفصيلي/ سياسة إلى مهمة/ نشاط.
أما إن كانت المنظمة متوسطة أو كبيرة.. فمن المقرر أن يتم ترتيب الخطة كما الآتي:
هدف عام/ مجال إلى هدف خاص/ هدف تفصيلي/ سياسة إلى برنامج إلى مشروع إلى مهمة/ نشاط.
يجب أن يتم الوضع بالاعتبار العديد من العناصر.. والتي سنتعرف عليها من خلال النقاط الآتية:
- علامة / تعني كلمة أو: أي أن المخطط إما أن يعتمد على وضع الأهداف العامة أو المجالات.. فهذا يعني أن وجود عنصر يمكن أن يُغني عن توافر الآخر؛ وعليه فإن الأمر ينطبق على الأهداف الخاصة أو التفصيلية أو السياسات. حيث إن تلك المصطلحات يمكنها أن تغني عن بعضها البعض.
- في بعض الأحيان يلجأ المخططون إلى وضع مستويين من الأهداف.. كما هو الحال في تلك الأمثلة السابق الإشارة إليها، كما أنه في بعض الحالات يمكنهم الاكتفاء بالهدف التفصيلي.
- الكثير من الأشخاص يقومون بالخلط بين الهدف والمشروع.. على الرغم من أن الهدف هو ذلك العنصر المتعلق بالرسالة التي تؤديها المنظمة، فيما يتمثل المشروع في الوسيلة التي يتم الاعتماد عليها في تحقيق هذا الهدف.
- البرنامج عادةً ما يتكون من العديد من المشاريع.. حيث إن المشروع يشتمل على عدة أنشطة، كما أن الأنشطة تشتمل في الأساس على العديد من الفعاليات.
- في حال الرغبة في رفع عدد أنشطة الخطة التشغيلية.. إلى 30 مشروع على سبيل المثال، فيجب وضعها بصيغة برامج، حتى وإن كانت المنظمة صغيرة.
- الأصل في تلك العملي هو ألا يتم وضع البرنامج في الحلقة.. إلا في حال وجود عدد من المشاريع المتشابهة والمتكاملة، والتي يمكن أن يتم وضعها بصيغة برنامج واحد.
يمكنك أيضًا قراءة المزيد عن أهم عناصر التخطيط الاستراتيجي الصحيح
الخطوة الخامسة: تحليل الأهداف
من المتعارف عليه أن تحديد الهدف يعني بالوصول إلى النتيجة المطلوب تحقيقها.. وذلك ضمن مقياس كمي وفي موعد محدد، وعادةً ما يتم القيام بتلك العملية بالاعتماد على تحليل SWAT السابق الإشارة إليه.. وهي تلك العملية الميكانيكية التي يمكن من خلالها التعرف على نقاط القوة والضعف التي تظهر من خلالها الأهداف.. وقد وردت كما الآتي:
- كل نقطة قوة ترغب في الحفاظ عليها.. تتضمن هدف يجب العمل على تنميته.
- نقاط الضعف يجب السعي وراء معالجتها.
- كل فرصة يجب أن يتم استغلالها في سبيل تحقيق الأهداف.
- كل تهديد من المتوقع حدوثه.. يجب العمل على منع وقوعه أو الحرص على تحقيق الأهداف التي يتضمنها.
الخطوة السادسة: صياغة الأهداف بطريقة SWOT
إن الهدف الذكي هو ذلك الذي يشتمل على بيان النتيجة التي من المقرر أن يتم تحقيقها.. ضمن إطار المقياس الكمي والموعد المحدد لذلك، كما يعني تلك الوسيلة المحددة لصياغة الأهداف بطريقة ذكية.
من هنا نشير إلى ضرورة توافر الهدف المحدد والقابل للقياس.. علاوة على أن ذلك الهدف يجب أن يتم الاتفاق عليه وأن يكون قابل للتحقيق على أرض الواقع.. وكذلك ينبغي أن يكون محدد بوقت معين.
مثال على ذلك:
نجد الهدف الغير محدد مثل سعي المنظمة إلى تحسين الموارد البشرية.. وهذا الهدف كما هو موضح عام وليس محدد، بينما الهدف المحدد يمكنه أن يتمثل في سعي المنظمة إلى تدريب موظفيها على استخدام أجهزة الحاسب الآلي.. والتي يمكن من خلالها التعرف على أن هذا الهدف قابل للقياس ويتسم بالواقعية أي أنه من الممكن تحقيقه على أرض الواقع بسهولة ويسر.
الخطوة السابعة: وسائل الخطة التشغيلية
تعد الوسائل هي الطريقة اللازمة للوصول إلى الهدف.. كما ينبغي أن يتم كتابتها بطريقة التحليل السابق الإشارة إليها؛ لكي تشتمل على الطرق الأربعة التي يتم من خلالها الحصول على الوسائل الملائمة.. والتي تتمثل في توافر الخبرات السابقة ووسائل المنافسين.
بالإضافة إلى السفر لزيارة المنظمات الشبيهة المتقدمة.. والإبداع في استخدام الوسائل الجديدة التي لم يتم استخدامها من قبل، ناهيك عن توافر الكتب والمراجع العلمية التي يتم استخدامها في تلك العملية.
الخطوة الثامنة: تحديد المشاريع
عادةً ما يقوم المدير في تلك الخطوة بتحديد المشاريع المعتمدة خلال خطته التشغيلية الموضوعة.. وإليك الطريقة التي يتم التنفيذ من خلالها عبر الجدول الآتي:
| الهدف العام | الهدف الفرعي | اسم المشروع | مدة المشروع | متطلبات المشروع | مؤشر النجاح | مسؤول المشروع |
من خلال الجدول السابق يمكن التعرف على الآتي:
- الهدف العام والهدف الفرعي واسم المشروع: يتم الحصول عليه من خلال الخريطة الذهنية.
- مدة المشروع: تتمثل في تلك المدة التي من المتوقع أن يتم فيها تنفيذ المشروع.. والتي يتم صياغتها في شكل إجمالي، كأن نقول ثلاث أيام أو أسبوع وما إلى ذلك.. وهذا العنصر يعتمد في الأساس على اصطلاح المنظمة وطبيعة العمل الخاصة بها.
- متطلبات التنفيذ: هي تلك المتطلبات التي يتوقف عليها تنفيذ المشروع.. والتي تكون عادةً خلال إعداد الخطة غير متاحة، ومنها توفر الدعم المالي.. والتنسيق مع المدرس.
- مؤشر النجاح: هو الحد الأدنى الذي يجب أن يتم تحقيقه في المشروع.. والذي من خلاله سيتم قياس نجاح المشروع بناءً على نسبة ما تحقق منه، مع العلم أنه لا بد وأن يكون المؤشر عبارة عن كمية لكي يكون من السهل قياسه.. مثل نسبة المشاركين أو المحتوى المقدم.
- مسؤول المشروع: عادةً ما يكون المسؤول هو الشخص الذي يقوم بتنفيذ المشروع.. والذي يتمثل في فريق العمل أو أحد الموظفين، ومن الأفضل دائمًا ألا يتولى مدير المنظمة مهمة إدارة المشاريع بصورة مباشرة؛ لكي يمكنه متابعة خطط المشاريع الموضوعة بصورة واضحة.
- مهام مسؤول المشروع: تتمثل في توثيق المشروع أي شرح نموذج توثيق المشروع.. وكذلك متابعة تنفيذ خطة المشروع وإزالة المعوقات التي يواجهها المشروع، بالإضافة إلى رفع تقارير المشروع والتي تشتمل على شرح نموذج التقرير.
- يكون مدير المشروع هو الشخص المسؤول عنه أمام مدير المنظمة.
- من الممكن إضافة بيانات إلى الجدول المرفق أعلاه بما هو مناسب مع المنظمة.. وكمثال على ذلك فمن الممكن إضافة تاريخ بدء المشروع.
- يجب أن يتم عمل مراجعة شامة والتأكد من أن المشاريع مناسبة.. قبل الانتقال إلى الخطوة المقبلة، وإن كان هناك جهة معينة مشاركة في مشاريع المنظمة.. فمن الأفضل أن يتم عرض المشاريع عليها أولًا.
الخطوة التاسعة: توثيق المشاريع
عادةً ما يُطلب من مديري المشاريع القيام بتوثيق المشروع.. وفقًا إلى البيانات الأساسية المعتمدة في المرحلة السابقة، ومن هنا نشير إلى أن توثيق المشروع هو بمثابة وثيقة تصف التفاصيل الدقيقة والمهمة التي يشتمل عليها المشروع.
حيث يتم ذلك من خلال نموذج يتم وضعه من خلال المنظمة؛ بما يحقق الاحتياجات الخاصة بها.. وعليه فإن النموذج الأول يجب أن يغطي البيانات الأساسية الخاصة بالمشروع، بينما الصيغة الثانية فيجب أن تغطي خطة المشروع.. وإليك تلك النماذج التي وردت على النحو الآتي:
النموذج الأول
| اسم المشروع | البيان | البرنامج الذي يتبعه | البيان |
| وصف المشروع | الوصف الراهن | ||
| تاريخ البدء | تاريخ الانتهاء | ||
| الجهة المنفذة | الجهة الداعمة | ||
| المخرجات المتوقعة | مؤشرات الأداء |
أهداف المشروع
| الهدف العام | الهدف الفرعي |
| رقم الهدف صيغة الهدف | رقم الهدف صيغة الهدف |
| أهداف خاصة |
الصيغة الثانية
| ت | النشاط | الموظف المسؤول | متطلبات التنفيذ | تاريخ البدء | تاريخ الانتهاء | الكلفة | رقم البند بالموازنة |
| المجموع |
الخطوة العاشرة: إدارة ومتابعة المشاريع
عقب الانتهاء من اعتماد الخطة التشغيلية.. وخلط المشاريع يجب على المديرين إدارة ومتابعة تنفيذ الخطة، وذلك من خلال جمع الخطط داخل ملف واحد.. وإليك نموذج على تلك الخطوة في الجدول الآتي:
| ت | النشاط | الموظف المسؤول | متطلبات التنفيذ | تاريخ البدء | تاريخ الانتهاء | الكلفة | رقم البند بالموازنة | الحالة | أسباب التأخير | |
| نفذ | لم ينفذ | |||||||||
| 1 | ||||||||||
| 2 | ||||||||||
| 3 | ||||||||||
| 4 | ||||||||||
| 5 | ||||||||||
| 6 | ||||||||||
| ن |
مؤشرات الخطة التشغيلية
من الممكن التعرف على مؤشرات الخطة التشغيلية.. بالاعتماد على التخطيط التشغيلي والتحسين المستمر للأداء.. حيث تؤدي تلك العملية إلى ما يلي:
- تصاعد رضا المنتجات والعمل على تطوير الخدمات التي يتم تقديمها إلى المستهلكين.
- زيادة الرضا لدى المستفيدين.
- خفض معدل الوقوع في الأخطاء.. وكذلك نسبة العيوب ودوران العمل.
- العمل على خفض وقت الانتظار.
- زيادة معدل الربحية.. سواء على المستوى الاقتصادي أو الاجتماعي.
- تحقيق أداء متميز وتجنب التعرض إلى الاخفاقات.
- تحقيق المزيد من التدريب.. للحصول على المزيد من التحسين والنجاح.
يمكنك أيضًا قراءة المزيد عن ما هو مفهوم التسلسل الهرمي البصري وعناصره؟
دليل بناء الخطة التشغيلية
بالنظر إلى دليل بناء الخطة التشغيلية.. نجد أن هناك العديد من الإجراءات التي تتضمنها تلك الخطة، والتي سنتعرف عليها من خلال ما يلي:
- مراجعة الهدف الاستراتيجي والمبادرات التنفيذية التابعة له.. بالاعتماد على النماذج التوضيحية التي يتم وضعها من قِبل الأشخاص المعنيين بالأمر.
- يقوم المشرفين أو الموظفين في تلك المرحلة.. بالتعاون مع مدير الإدارة المباشر بتصميم خطوات وإجراءات تشغيلية توضح كيف يجب تحقيق كل مبادرة تنفيذية.
- خلال الخطوة السابق طرحها يجب تطبيق المبادرة التنفيذية على أرض الواقع على شكل خطوات تفصيلية يومية متسلسلة.. وكذلك الحرص على ألا تقل عدد الخطوات التشغيلية عن 3 خطوات وألا تزيد عن 9 خطوات، مع العلم أنه يجب تحقيق النتيجة النهائية المرتبطة بالمبادرة التنفيذية، ومراعاة تجنب تداخل الخطوات التشغيلية للمبادرة المستهدفة مع مبادرة تنفيذية تتبعها أو تسبقها.
- العمل على تحديد المسؤول الرئيسي عن تنفيذ تلك الخطوات التشغيلية.. على أن يتم تحديد اسم الشريك للمشاريع وكذلك المسمى الوظيفي للأعمال الداخلية.
- الحرص على تحديد الوزن النسبي للخطوة بالنسبة المئوية.. بالاعتماد على الأهمية ومدى تأثيرها في إنجاز المبادرة التنفيذية.
- تحديد تاريخ البدء والانتهاء من تطبيق كل خطوة تشغيلية.. على أن يتم الوضع في الاعتبار مدى جاهزية المنفذ لتطبيق الخطوة التشغيلية تبعًا للموارد المتاحة.. وحجم وضغط العمل الذي يقوم به المنفذ في مختلف المبادرات التنفيذية، وكذلك التسلسل الزمني المطلوب بين الخطوات التشغيلية.. والذي من خلاله يتم تحقيق المبادرة التنفيذية ضمن إطار المدة الزمنية المتعمدة للمبادرة.
مستلزمات وضع الخطة التشغيلية
من المهم التعرف على مستلزمات وضع الخطة التشغيلية.. والتي يجب توافرها لإتمام تلك العملية بصورة صحيحة، ومن خلال ما يلي سنتعرف على تلك المستلزمات:
- التعرف على مدى قدرة المؤسسة على تحقيق الأهداف.. ضمن إطار الفترة الزمنية المحددة لإتمامها.
- الوقوف على مدى امتلاك المؤسسة إلى المعرفة.. وكذلك المهارات المطلوبة لتنفيذ تلك الخطة.
- التعرف على مدى قدرة المنظمة على الوصول إلى المعلومات الضرورية واللازمة.
- التعرف على مدى وجود بدائل أخرى في الخطة التشغيلية التي من المقرر أن يتم وضعها.
الخطة التشغيلية والخطة الاستراتيجية
من خلال الجدول الآتي سنتعرف معًا على الفرق بين الخطة التشغيلية والخطة الاستراتيجية.. وإليك تلك الاختلافات وأوجه التشابه عبر الآتي:
| التخطيط الاستراتيجي | التخطيط التشغيلي |
| صياغة الخطة العامة وتحديد الأهداف | يعمل على تطبيق الخطة الاستراتيجية |
| يتساءل ماذا تريد؟ | يعني بكيفية العمل |
| يتساءل ما هي التوجيهات؟ | يعني بالتعرف على الوسائل |
| يعني بوضع الأهداف | يعني بوضع الخطط التفصيلية |
| يدعو إلى تحقيق الفاعلية | يعني بتحسين الكفاءة |
| يهدف إلى النظر إلى الأداء النهائي | يعني بقياس معدل الإنتاج الفعلي |
| يركز على القرارات التي تهدف إلى إحداث لتغيرات الجوهرية.. مثل النمو أو الانكماش | يعني بالتعامل مع النمو الطبيعي.. وكذلك التغيرات الروتينية للعمليات الحالية، أو المشاكل التي تتم في الداخل أو الخارج |
| قائم على درجة عالية من عدم التأكد | يقوم على درجة عالية من التأكد |
| يعتمد على درجة أقل من الدقة | يحتاج إلى درجة أكبر من الدقة |
| يقوم على درجة أكبر من التعقيد | قائم على وجود بيئة عمل مستقرة |
| يحتاج إلى وجود أكثر من سيناريو محتمل وأكثر من بديل للبيئة المستقبلية للعمل | يضع في الاعتبار العمليات والتغيرات المتعلقة بالعمل فقط.. والتي تتمثل في كفاءة الإنتاج وتحسين الأنظمة وتعديل المنتجات |
| يتم وضعها مرة واحدة ولا تخضع إلى التغيير الملحوظ كل عام | قد تختلف من عام إلى آخر بصورة كبيرة |
| هي تلك المسؤولية المشتركة في المنظمة.. والتي تشتمل على فئات متنوعة من أصحاب المصلحة | يتم وضعها من قِبل الرئيس التنفيذي والموظفين التابعين إلى المؤسسة |
الفرق بين الخطة التشغيلية والخطة التنفيذية
قد ترغب في التعرف على الفرق بين الخطة التشغيلية والخطة التنفيذية.. في سبيل التعرف على ماهية وجوهر كلًا منهما، وإليك أوجه الشبه والاختلاف بينهما على النحو التالي:
| الخطة التشغيلية | الخطة التنفيذية |
| تشتمل على تفاصيل إجرائية تسعى إلى الوصول إلى الهدف | تشتمل على الكيفية والآليات التي تسعى لتحقيق الهدف |
| المخرجات الخاصة بها آنية وسريعة | تتحدث عن الأفعال الواقعية التي يجب إنجازها |
| مسؤولية تنفيذها تقع على الإدارة المعنية | مسؤولية تنفيذها تقع على كافة أطراف العملية التشغيلية |
| تشكل جزء مصغر من الخطة التنفيذية | مكوناتها وعناصرها تختلف من منظمة لأخرى |
| تحتاج إلى توافر المهارات المتخصصة في تنفيذ البرامج والمشاريع | مهارات منفذي الخطة التنفيذية متنوعة وعديدة.. تتطلب توافر كفاءة في العمل وحماس التنفيذ والإصرار على تنفيذ المهام وإتمامها |
| قد تحتاج إلى عام أو أقل | تستغرق عمليات التنفيذ فترة طويلة.. قد تصل إلى 5 سنوات فيما أكثر |
المصروفات التشغيلية والمصروفات العمومية
من بين المعلومات التي يجب عليك الإلمام بها.. هو افرق بين المصروفات التشغيلية والمصروفات العمومية، وإليك الاختلاف بينهما عبر الآتي:
- المصروفات التشغيلية: هي تلك النفقات التي لا ترتبط بفترة محددة.. إلا أنها ترتبط بعملية أو أوامر التشغيل، ومن هنا نشير إلى أنها تُمثل كل ما يتم إنفاقه في أي عملية تشغيل على صورة نفقات مباشرة أو غير مباشرة.. كما يمكن أن تتمثل في النفقات الثابتة وغير المباشرة المتغيرة، والتي تتم على عدة مراسل تصل في النهاية إلى إنتاج جاهز.. يتم بيعه بصورة مباشرة في الأسواق، كما يمكنها أن تنتهي على صورة منتج هو عبارة عن مادة خام للإنتاج.. وتجدر الإشارة إلى أن المصروفات أو النفقات هي تلك التي يتم إنفاقها على كل ما له علاقة مباشرة بعملية التشغيل.
- المصاريف العمومية: هي تلك النفقات التي ترتبط بصورة أو بأخرى بفترة مالية محددة.. وهي تمثل أيضًا كل ما يتم إنفاقه من مرتبات وأجور وإيجار وكهرباء واتصالات ومواصلات وما إلى ذلك.. والجدير بالذكر أن المصروفات العمومية تمثل تلك المصروفات التي لا تملك علاقة مباشرة أو غير مباشرة بالإنتاج؛ وعليه فهي موجودة ومتاحة سواء أن توافر الإنتاج أم لا.
يمكنك أيضًا قراءة المزيد عن مراحل إعداد الخطة التنفيذية خطوة بخطوة
الموازنة التخطيطية والموازنة التشغيلية
من خلال النقاط الآتية سيكون بإمكانك التمييز بين ماهية الموازنة التخطيطية والموازنة التشغيلية.. وإليك تلك المعلومات عبر الآتي:
- من حيث الفترة الزمنية التي تتضمنها: هناك الموازنات طويلة الأجل والتي تتراوح بين 5 سنوات إلى 10 سنوات.. والموازنات ذات الأمد القصير.. التي تمتد إلى عام مالي أو نصف سنة أو 3 أشهر أو شهر، بالإضافة إلى الموازنة المتحركة وهي تلك التي تعرف باسم الموازنة المستمرة أو المدورة التي تمثل الأساس في الاستمرار خلال فترة زمنية معينة.
- من حيث المرونة: الموازنة الثابتة هي تلك التي تعبر عن التقديرات اللازمة لمستوى المبيعات.. بينما الموازنة المرنة هي التي تعبر عن التقديرات لعدة مستويات مختلفة من المبيعات.
- العمليات والأنشطة: يتم تصنيفها إلى الموازنات التشغيلية والمالية والموازنات الاستثمارية.. حيث إن الموازنات التشغيلية هي تلك الخطة التفصيلية الشاملة التي يتم إعداداها وتوزيعها على قبل البدء في تنفيذ العمليات.. وتعد كذلك أداة تخطيطية رقابية ومعيار يتم الاعتماد عليه في تقييم الأداء.. ومن هنا نشير إلى أنها تشتمل على العديد من الجوانب الفرعية، ومنها موازنة المبيعات وموازنة الإنتاج.. فضلًا عن موازنة المواد الأولية المستخدمة في عملية الإنتاج، وموازنة مشتريات المواد الأولية.. وكذلك موازنة الأجور المباشرة، وموازنة ت. ص. غ. م، بالإضافة إلى موازنة تكلفة الإنتاج ومخزون آخر المدة.. وموازنة تكلفة البضاعة، ويوجد أيضًا نوع يعرف باسم موازنة كشف الدخل.
سلبيات غياب الخطة التشغيلية
نظرًا إلى وجود العديد من المزايا التي توفرها الخطة التشغيلية إلى المنظمات التي تقوم باستخدامها والاعتماد عليها.. فمن البديهي أن تتواجد سلبيات غياب الخطة التشغيلية والتي وردت على النحو الآتي:
- سوء استخدام الموارد المادية التي تمتلكها المنظمة.
- تدني معنويات الأفراد العاملين لحساب تلك المؤسسة.
- عدم تحقيق أهداف المنظمة على النحو المرجو.
- تدهور الهمم خلال أداء الأنشطة المختلفة.. وضمن إطار فريق العمل الواحد.
- تصاعد معدل حدوث الخلافات الجانبية بين الموظفين.
- خسارة الموارد البشرية.
- ظهور الفوضى في بيئة العمل.. ومن ثم التعرض إلى الخسائر المحتملة.
أسئلة شائعة عن الخطة التشغيلية
من عناصر الخطة التشغيلية الميزانية وتعني؟
الميزانية هي أحد عناصر الخطة التشغيلية وهي عبارة عن إضافة تفاصيل تخص مجريات العمليات والعاملين.. وكذلك مدخلات الإنتاج، حيث إن الموازنة تتمثل في خطة سنوية تشتمل على حجم الأموال التي من الممكن إنفاقها في فترة زمنية معينة.
من عناصر الخطة التشغيلية في ريادة الأعمال؟
تشتمل على الإجراءات والسياسات.. وكذلك الطرق.
ما هي الخطة التشغيلية للمدرسة؟
هي الخطة التي يقوم فيها الفريق الرئيسي بالاجتماع ومناقشة نقاط القوة والضعف والتصورات التي تم التوصل إليها.. والتي تتمثل في الأهداف التي ترغب المدرة في الوصول إليها في العام القادم.. ومن خلالها يتم تحديد الأهداف وكذلك المؤشرات المطلوبة لكل هدف من تلك الأهداف.. وتحددي الأقسام المسؤولة عن تنفيذها.
ما أهم الجوانب التي يجب مراعاتها عند إعداد الخطة التشغيلية؟
تقديم مشاركة جميع الأطراف والمستفيدين في إعداد الخطط الفرعية والتقارير ووضع جدول زمني مقبول وملائم.. بالإضافة إلى الاتصال والتواصل المستمر لاستعراض ما تم إنجازه من قِبل الأطراف المشاركة.. وإجراء المقابلات مع مؤسسات المجتمع، واستطلاع رأي القيادات بالأقسام والإدارات.
